Administration Support Officer [Japanese Speaking]

日系グローバル企業｜総務ポジション
Position summary日系グローバル企業において、アドミニストレーション・サポート・オフィサーとして、各種事務および運営サポートを担当いただきます。特に、駐在員に対する事務業務の支援を中心に、日常的な事務業務の円滑な遂行、効率的なオフィス運営の推進、ならびに社用車管理業務を担っていただきます。本ポジションでは、シニアマネージャー（財務・総務）の指揮のもと、複数の業務を効率的に遂行し、情報を正確に処理するとともに、各種事務業務を適切に管理できる、主体性・正確性・高い組織力を備えた方を求めています。
Responsibilities(1)一般事務・オフィス運営・社用車管理シドニーオフィスの事務運営全般をサポートし、オフィス環境の維持管理を行う。オフィス用品・設備・IT機器・システムの管理および一次ITサポートを行い、日本本社IT部門や外部ベンダーと連携する。会議・来客対応、社内承認申請、オフィス安全管理など、円滑なオフィス運営を支援する。社用車リース契約の管理および、リース会社との点検・修理・契約更新等の調整を担当する。
(2)駐在員・一般事務サポート駐在員に対し、各種事務手続きや社内申請を支援し、社内規程の遵守、リスク管理、業務の標準化・効率化に貢献する。経費精算の確認・作成支援、経費管理システムへの入力方法や領収書管理に関するサポートを行う。
(3)出張・各種申請サポート出張申請、接待費申請の確認・作成支援および、出張手配に必要な情報の管理を行う。郵便物・宅配便の管理、来客対応、会議室準備、文書管理・ファイリングを担当する。シニアマネージャー（財務・総務）の指示のもと、日常業務および特別プロジェクトをサポートする。
Qualifications and Skills企業での事務職またはオフィスサポート業務の実務経験（1～2年）がある方。基本的なオフィス業務および事務手続きに関する知識を有し、実務で活用できる方。ITシステムに関する基礎知識を有し、一般的なオフィスIT機器の不具合を判断できるとともに、外部ITサポートへエスカレーションすべきタイミングを適切に判断できる方。高い事務処理能力、正確性、細部への注意力をお持ちの方。指示に従い、優先順位を付けながら効率的に業務を遂行できる方。Microsoft Office（Word、Excel、Outlook、PowerPoint）を業務で使用できる方。英語による優れた文書作成能力およびコミュニケーション能力を有する方。少人数のチームで協力しながら業務を進め、必要に応じて適切に相談・連携できる方。主体性があり、新しい業務を積極的に学ぶ姿勢と高い責任感をお持ちの方。